Collaborateur : bien aborder sa rentrée

Planification préalable

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Dans un monde idéal, la rentrée doit être envisagée et préparée avant même de lever l'ancre ! Une semaine avant votre départ, accordez vous une à deux heures pour organiser votre retour. La solution fondamentale mais incontournable est la liste de tâches ! Vous y inscrirez les échéances à venir, les projets en cours et les tâches en attente. Cette approche vous offrira une vue globale de ce qui vous attend. Ne négligez pas non plus la mise en page de votre liste de tâches – Excel sera votre fidèle allié !

Informez vos clients de votre absence et communiquez votre date de retour. Avant de partir, échangez avec vos collègues pour définir comment ils pourront vous épauler dans la gestion des urgences ou des dossiers durant votre absence. Assurez vous également de mettre en place des réponses automatiques aux messages et la redirection des appels pour gérer les communications entrantes.

Prévoyez également des réunions à la rentrée, que ce soit avec d'autres collaborateurs ou associés, afin de prendre la température de l'avancement des dossiers ou de rafraîchir votre mémoire. Cela vous permettra de vous détendre sur votre transat (si vous partez au mois de septembre, toutes nos excuses pour les autres !)

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Gestion des priorités

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À votre retour, vous pouvez consulter les notes prises avant votre départ pour vous remémorer les dossiers en attente. Ensuite, passez en revue vos e-mails, messages et tâches en suspens. Identifiez les tâches les plus urgentes et importantes, puis classez les par ordre de priorité. Concentrez vous initialement sur les tâches critiques exigeant une action immédiate ou des échéances proches. L'utilisation d'un système de codes couleurs vous permettra de rester concentré sur les urgences et de ne pas vous écarter de vos priorités.

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Établir un plan d’action

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Une fois que vous avez identifié vos priorités, élaborez un plan d'action clair et réaliste pour les aborder. Définissez les étapes nécessaires, les ressources requises et les délais pour chaque tâche. Cette démarche vous aidera à vous concentrer sur des actions concrètes et à instaurer une meilleure organisation. Pour une gestion fluide, vous pourriez opter pour la création d'une liste de priorités dans un tableau Excel. Si cette méthode vous procure une approche plus sereine de la reprise, vous pourriez même la préparer en amont pour éviter de vous sentir submergé par les actions à entreprendre. D'ailleurs, le tableau que vous aviez élaboré avant votre départ constitue déjà une excellente base à reprendre… On vous l'assure, c'est tout simplement magique !

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Collaborer avec son équipe et les associés

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Si vous travaillez en collaboration avec d'autres collègues ou directement avec des associés, prenez contact avec eux pour avoir un aperçu de l'état actuel des dossiers et des tâches en cours à votre retour. En principe, si le travail a été bien préparé avant votre départ, les réunions nécessaires sont déjà planifiées, simplifiant ainsi la reprise. Il ne vous restera plus qu'à prendre des notes pour vous mettre rapidement au courant des développements en cours.

Cependant, si vous n'avez pas eu l'occasion de faire le point avec vos collègues avant votre congé, prévoyez de le faire dès la reprise. Ainsi, vous pourrez vous informer des événements marquants survenus pendant votre absence et des priorités qui pourraient vous échapper. La collaboration avec vos collègues est essentielle pour vous assurer que tout est à jour et pour rester informé des développements récents. Si certaines personnes sont toujours en congé, il est préférable d'éviter de les solliciter jusqu'à leur retour.

N'oubliez pas d'informer vos clients des délais à prévoir. Si vous ne pouvez pas attendre, n'hésitez pas à solliciter l'avis de vos collègues pour prendre des décisions éclairées.

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Gérer son temps

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Gérer votre temps efficacement et établir des attentes réalistes revêt une importance capitale. Pour y parvenir, il est recommandé d'organiser votre emploi du temps en tenant compte des tâches prioritaires, mais également du temps requis pour vous remettre à jour et réajuster votre rythme de travail habituel. Dans cette lutte contre la montre, sachez que vous n'êtes pas seul. Voici quelques techniques qui pourraient vous aider à vous maitriser :

• Planification Préalable : En début de journée, établissez un plan détaillé comprenant vos tâches prioritaires et leurs échéances. Vous pourriez utiliser des listes de tâches pour garder une vue d'ensemble.
• Méthode Pomodoro : Travaillez intensément pendant environ 25 minutes, suivi d'une courte pause. Cette technique favorise la concentration et prévient la fatigue mentale.
• Batching : Regroupez des tâches similaires et traitez les en blocs. Répondre aux e-mails ou effectuer des appels peuvent être plus efficaces lorsque réalisés en série.
• Matrice d'Eisenhower : Classez vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Concentrez vous sur les tâches importantes et urgentes en premier.
• Évitez la Multitâche : Abandonnez la tentation de la multitâche. Focalisez vous sur une tâche à la fois pour une meilleure productivité.
• Fixez des Limites de Temps : Allouez des plages horaires spécifiques pour chaque tâche. Cela évite de s'éterniser et vous encourage à être plus productif.
• Automatisation et Délégation : Identifiez les tâches répétitives et automatisables, ainsi que celles que vous pourriez déléguer à des collègues.
• Réévaluez Régulièrement : Prenez le temps de réévaluer et d'ajuster votre emploi du temps. Faites le de manière régulière pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie.
• Prenez des pauses : Accordez vous des pauses régulières pour recharger vos énergies et maintenir une concentration optimale.

En intégrant ces techniques à votre routine de gestion du temps, vous pourrez faire face à vos défis avec une stratégie plus solide et augmenter votre efficacité tout en préservant votre bien-être. Ça a l’air terrible vu comme ça mais on vous assure que ça fonctionne à merveille !

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Penser à soi

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Après des vacances, il est normal de ressentir un certain stress lors du retour au travail. Veillez à prendre soin de vous sans vous laisser dépasser par la reprise. Cela vous permettra d'être plus concentré, énergique et efficace dans votre travail. On pense notamment au sport, très utile pour extérioriser le stress de la rentrée  !

Et n’oubliez pas de programmer vos prochaines vacances !

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