La communication en cabinet : les bonnes pratiques

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Les meilleures pratiques pour maintenir tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde

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Réunions d'équipe et points de contrôle

Les réunions ont parfois mauvaise réputation. À juste titre. Elles semblent souvent inutiles ou chronophages. Cependant, menées de la bonne manière et à la bonne fréquence, elles deviennent un pilier pour votre équipe.

Les réunions servent à distribuer des informations, discuter des problèmes et trouver des solutions. Par ailleurs, il est nécessaire de fixer la liste des participants ainsi que la fréquence et de décider si certains sujets nécessitent une réunion traditionnelle ou une mise à jour écrite.

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Quels sont les différents types de réunions ?

Evidemment, il s'agit de piocher dans cet inventaire, non exhaustif, de réunions celles qui paraissent les plus adaptées à votre équipe et votre pratique. Il ne faut pas sous-estimer leur importance. Ainsi, une fois instaurées, il convient de maintenir une régularité.

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Réunions sur l'état des affaires ou réunions de revue de travail

Il s'agit du moment de discuter des dossiers des différents clients avec votre équipe. Il est utile de savoir ce qui se passe dans chaque affaire et ce qui doit être fait ensuite. Ces réunions peuvent être constructives pour les membres moins expérimentés de l'équipe qui ne savent pas comment faire progresser les dossiers.

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Réunions de l'équipe de direction

Il s'agit d'une réunion axée sur l'action. C'est le moment pour les dirigeants du cabinet de discuter et résoudre les problèmes qui surviennent dans l'entreprise. Les problèmes peuvent être liés à la performance des membres de l'équipe, aux projets du cabinet, aux dossiers juridiques, aux retours des clients ou aux retours de l'équipe. Profitez de ce moment pour réfléchir aux indicateurs clés de performance (KPI) ou aux métriques surveillés pour évaluer la santé de votre entreprise. Si un membre de l'équipe ou un KPI présente un problème, discutez des solutions potentielles et déterminez une autre voie à suivre.

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Réunions de département

Cette réunion a une portée similaire à la réunion de l'équipe de direction. Cependant, au lieu de concerner l'ensemble de la structure, les participants se concentrent sur un domaine ou un département spécifique du cabinet.

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Points de contrôle de l'équipe entière

Le rôle d'un responsable est d'aider à hiérarchiser le travail de son équipe. Un point de contrôle avec toute l'équipe permet d'avoir une idée de la situation de l'équipe. Les objectifs sont :

• apprendre quel travail l’équipe doit prioriser pour la journée ou la semaine
• découvrir s'ils ont besoin d'aide ou d'informations logistiques nécessaires.

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Réunions debout quotidiennes (ou hebdomadaire)

Les membres d’une équipe d'un cabinet d'avocats ont souvent besoin de demander de l'aide. Au lieu de déranger constamment leur responsable, demandez-leur de regrouper ces questions pour une réunion debout quotidienne. Cette réunion tire son nom de sa brièveté intentionnelle. Cette réunion peut se tenir debout car il s'agit d'un simple point de contrôle, et non d'une longue discussion. Les responsables peuvent voir la progression du travail, répondre aux questions et fournir des directives si nécessaire.

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Réunions individuelles

Il est primordial de prévoir du temps régulièrement pour se connecter avec chaque membre de son équipe afin d’investir dans le développement professionnel de ces derniers. Le membre de l'équipe devrait déterminer l'ordre du jour. C'est le moment pour lui de discuter de l'évolution des choses. Les objectifs sont

• accorder l'espace pour exprimer des problèmes ou apporter de nouvelles idées.
• échanger avec eux sur leurs objectifs personnels et professionnels,
• chercher comment il est possible de les aider à atteindre ces objectifs.

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Temps social d'équipe

Avoir des relations solides avec les autres membres de l'équipe renforce la confiance. N'oubliez pas d'inclure du temps pour que votre équipe se retrouve et apprenne à se connaître. Cela facilite la sollicitation d'assistance, les interventions spontanées pour apporter son aide ou encore la fourniture de commentaires. De plus, toute personne aime généralement travailler avec des personnes qu'il apprécie. Ainsi, le temps social planifié avec l'équipe n'est pas futile, il est essentiel pour construire une culture solide et une équipe performante.

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Meilleures pratiques pour les réunions de l'équipe de l'entreprise

Quelques pratiques pour que les réunions d’équipe soient productives :

• Commencer à l'heure. Chaque minute de retard est du temps perdu. Cela envoie également le mauvais message à votre équipe. Commencer à l'heure, à chaque fois, et rappeler l'objectif de la réunion pour maintenir l'attention
• Respecter votre ordre du jour établi à l’avance
• Élaborer un plan d'action avec les prochaines étapes
• Prévoir du temps pour les préoccupations et les points forts

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Communication en dehors des réunions

L’équipe doit disposer d'un moyen efficace de communiquer en interne en dehors des réunions régulières, que ce soit à propos des affaires ou toute autre information ou demande à transmettre.

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Comment ?

• E-mail :  mode de communication par défaut pour de nombreux cabinets. Cependant, le problème de l'e-mail est qu'il est souvent inefficace et désordonné. Il entraîne également de nombreuses distractions tout au long de la journée.
• Application de messagerie spécialisée pour les entreprises tels que Slack ou Microsoft Teams : conversations privées ou par groupe de personnes. Ces outils permettent de regrouper la communication par sujet en impliquant toutes les personnes concernées qui vont recevoir une notification et pouvoir suivre la conversation comme sur leur Smartphone. Ces messageries internes sont donc plus efficaces que l’utilisation de mails.

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Souvent les avocats s'inquiètent du fait que les membres de l'équipe perçoivent les communications avec eux comme du micro management. Il ne faut pas laisser cette peur  empêcher d'une bonne communication. Le micro management se produit lorsque le manager prend en charge les rôles et les responsabilités que confiés à l’équipe. La communication transmet les informations nécessaires pour comprendre l'état du travail du membre de l'équipe et s'il a besoin d'aide ou non.

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